Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et ce qui est couvert

TagsForHope^® Inc., 55 Dennis Rd. Unit 4, St. Thomas (Ontario) Canada N5P 0B6, est l'organisation responsable des renseignements décrits ici. La présente politique couvre le portail TagsforHope^® Partners à partners.tagsforhope.com et le programme de partenariat qu'il sert — un programme de vente en gros interentreprises pour les détaillants du secteur animalier et les organismes sans but lucratif du secteur animal.

Notre boutique grand public à tagsforhope.com est un site distinct doté de sa propre politique de confidentialité; ce qui s'y passe est régi par cette politique-là, pas par celle-ci.

Une grande partie de ce que nous traitons concerne des organisations. Mais les demandes et les comptes contiennent aussi des renseignements sur des personnes — votre nom, vos coordonnées professionnelles et ce que vous nous racontez de votre entreprise — et nous traitons le tout avec le soin décrit ici. Si vous nous fournissez des renseignements sur un collègue (en le nommant comme personne-ressource, par exemple), assurez-vous d'y être autorisé.

2. Ce que nous recueillons

Renseignements de la demande

Ce que vous soumettez en posant votre candidature : nom et type d'organisation, votre nom, courriel, téléphone, adresse et emplacements, liens de site Web et de médias sociaux, et vos réponses à nos questions de vérification (années d'activité, produits offerts, description de votre commerce ou organisme, source de recommandation et — pour les organismes sans but lucratif — détails d'enregistrement et usage prévu de nos produits). Nous consignons aussi les attestations que vous acceptez et le moment de leur acceptation, y compris votre réponse à l'avis facultatif de mesure publicitaire sur la page de candidature.

Renseignements de compte et de commande

Votre profil de compte, les utilisateurs autorisés et leurs courriels, les adresses d'expédition enregistrées, la devise et le pays, les commandes, notes de commande et numéros de bon de commande, les factures, les crédits et vos échanges avec notre soutien.

Activité dans le portail

La façon dont votre compte utilise le portail une fois connecté : pages consultées et temps passé, recherches et filtres, produits et motifs consultés, activité du bloc de commande et du panier, et le moment de la dernière activité de votre compte. Il s'agit de notre dossier strictement interne, utilisé comme décrit à l'article 4; les événements détaillés sont supprimés après environ 90 jours (article 7).

Renseignements de paiement

Les dossiers de mode de paiement, statut, références (comme un numéro de chèque) et dates. La plupart des partenaires paient actuellement par chèque ou traite bancaire; à mesure que nous déployons les paiements par carte et PayPal, ceux-ci sont traités par nos fournisseurs de paiement — les numéros de carte complets ne touchent jamais nos systèmes.

Renseignements techniques

Les journaux standard de serveur Web (adresse IP, type de navigateur, pages demandées, horodatages) et les témoins strictement nécessaires décrits dans notre Politique relative aux témoins.

3. Ce que nous ne faisons pas

• Nous n'utilisons aucun outil d'analyse tiers et aucun traceur publicitaire ou de médias sociaux sur les pages du portail une fois connecté. La seule exception, où que ce soit, est le pixel Meta facultatif de notre page publique de candidature, décrit aux articles 4 et 5 et régi par les règles de consentement de notre Politique relative aux témoins; refusez-le, désactivez-le ou envoyez le signal Global Privacy Control et rien ne se charge ni n'est transmis. Nos dossiers internes d'activité (article 2) restent sur nos systèmes et n'impliquent aucun tiers.
• Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne les partageons avec personne à des fins de publicité ou de marketing pour son propre compte. La mesure publicitaire consentie décrite à l'article 5 sert à mesurer nos propres publicités, jamais à aider qui que ce soit à vous en montrer.
• Nous ne prenons aucune décision automatisée à votre sujet : les demandes de partenariat sont examinées et tranchées par une personne.

4. Comment nous utilisons les renseignements

• Faire fonctionner le programme : évaluer les demandes, vérifier les organisations (y compris le statut d'organisme sans but lucratif), créer et administrer les comptes, offrir du soutien.
• Exécuter les commandes : traiter les commandes et les paiements, organiser l'expédition, produire les factures, administrer les échanges et les crédits pour dommages.
• Communiquer avec vous : courriels transactionnels (liens de connexion, suivis de commande et de demande) et communications du programme comme les nouveautés produits ou les suggestions de réassort. Tout envoi promotionnel comporte une option de désabonnement, que nous respectons — la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) s'applique à nous et nous la suivons.
• Accompagner votre compte et améliorer le portail : notre équipe consulte la façon dont votre compte utilise le programme (activité récente, recherches, produits consultés) pour offrir un meilleur accompagnement, des suggestions à propos et un portail qui fonctionne comme les partenaires s'en servent réellement. Cette analyse est strictement interne; nous ne la vendons jamais et ne la partageons jamais pour le marketing de qui que ce soit.
• Mesurer nos publicités : quand le pixel Meta de la page de candidature est autorisé à fonctionner pour vous (votre « Autoriser » là où le consentement est requis; ailleurs, sous l'avis de la Politique relative aux témoins, avec désactivation en un clic), nous comptons lesquelles de nos publicités du programme partenaire mènent à des candidatures soumises. Le désactiver ne change rien à votre candidature.
• Protéger l'entreprise : sécurité, prévention de la fraude, application de nos Conditions d'utilisation et respect des obligations légales, fiscales et comptables.

Lorsqu'un fondement juridique est requis, nous nous appuyons sur l'exécution de notre contrat avec vous, votre consentement, nos intérêts commerciaux légitimes dans l'exploitation d'un programme de vente en gros et le respect de la loi.

5. Avec qui nous les partageons

Nous ne partageons les renseignements qu'avec les fournisseurs de services qui nous aident à faire fonctionner le programme, en vertu de contrats limitant ce qu'ils peuvent en faire :

• Hébergement et sécurité réseau — nos fournisseurs d'hébergement Web et de diffusion/sécurité de contenu (actuellement Liquid Web et Cloudflare).
• Livraison de courriel — Google Workspace (nos courriels aux partenaires transitent par Gmail).
• Traitement des paiements — à mesure que nous déployons les paiements par carte et PayPal, Braintree (un service PayPal) et Stripe traiteront les données de carte selon leurs propres politiques. Aujourd'hui, la plupart des partenaires paient par chèque ou traite bancaire, et nous ne conservons que les dossiers de paiement décrits à l'article 2.
• Expédition — les transporteurs qui livrent vos commandes (comme FedEx et UPS) reçoivent noms, adresses, numéros de téléphone et renseignements douaniers lorsque requis.
• Conseillers professionnels — comptables, avocats et assureurs au besoin.
• Mesure publicitaire — tant que le pixel Meta est autorisé à fonctionner pour vous (voir les règles de consentement de notre Politique relative aux témoins), Meta Platforms reçoit les identifiants de navigateur du pixel et, au moment de la soumission, une version hachée à sens unique des coordonnées de votre candidature (courriel, téléphone, nom, ville, province, pays), ainsi que votre adresse IP et des renseignements sur votre navigateur, afin de relier les candidatures soumises aux publicités qui y ont mené. Le désactiver, le refuser ou envoyer le signal Global Privacy Control arrête tout envoi futur, et le portail (une fois connecté) n'envoie rien du tout à Meta. Le traitement par Meta est décrit dans la politique de confidentialité de Meta.

Nous pouvons aussi divulguer des renseignements lorsque la loi l'exige, pour protéger nos droits ou la sécurité de quelqu'un, ou dans le cadre d'une opération d'entreprise comme une fusion ou une vente — auquel cas la présente politique continue de s'appliquer aux renseignements transférés.

6. Où les renseignements sont conservés

Nous sommes une entreprise canadienne et exploitons l'entreprise depuis l'Ontario. Le portail lui-même est hébergé aux États-Unis par notre fournisseur d'hébergement, et d'autres fournisseurs (par exemple les processeurs de paiement et le courriel) y traitent aussi des données; le trafic de sécurité réseau et de diffusion de contenu peut passer par les emplacements mondiaux de notre fournisseur réseau. Si vous êtes au Québec, cela signifie que vos renseignements sont communiqués à l'extérieur du Québec — à notre bureau en Ontario et à des fournisseurs aux États-Unis. Où qu'ils soient traités, nous exigeons des protections conformes à la présente politique. En utilisant le portail, vous comprenez que vos renseignements peuvent être traités au Canada et aux États-Unis, où les lois peuvent différer de celles de votre territoire.

7. Combien de temps nous les gardons

• Comptes et commandes : pendant la durée du partenariat, puis aussi longtemps que l'exigent les obligations fiscales, comptables et légales (généralement sept ans pour les dossiers financiers).
• Demandes non approuvées : jusqu'à 24 mois après la décision, pour garder le contexte en cas de nouvelle demande — puis supprimées ou dépersonnalisées.
• Activité dans le portail : les événements détaillés d'activité sont supprimés après environ 90 jours.
• Journaux de serveur : rotation automatique sur un cycle court; aucune conservation à long terme.
• Copies de sauvegarde : les données supprimées quittent les sauvegardes rotatives selon leur cycle normal.

8. Comment nous les protégeons

Tout le trafic du portail est chiffré en transit (TLS). La connexion est sans mot de passe — liens et codes à usage unique par courriel — de sorte qu'il n'existe aucune base de données de mots de passe de partenaires à voler. L'accès aux renseignements des partenaires chez TagsforHope^® est limité aux personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le programme. Aucun système n'est parfaitement sûr, mais si une atteinte touchait un jour vos renseignements, nous vous aviserions, ainsi que les autorités, comme la loi l'exige.

9. Vos droits et vos choix

Écrivez à [email protected] pour consulter, corriger ou supprimer les renseignements que nous détenons à votre sujet, retirer un consentement ou poser des questions sur la présente politique. Nous répondons dans les 30 jours, vérifions l'identité du demandeur et donnons suite aux demandes, sauf lorsque la loi nous oblige à conserver des dossiers (factures impayées et dossiers fiscaux, par exemple). Vous pouvez quitter le programme en tout temps (voir les Conditions).

• Canada : nous respectons la LPRPDE et les lois provinciales sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez aussi porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
• Québec : nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). Vous pouvez demander l'accès, la rectification, la cessation de la diffusion et la portabilité des renseignements personnels informatisés. Notre Responsable de la protection des renseignements personnels peut être joint à [email protected], à l'attention du Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez aussi porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec.
• États-Unis : quels que soient les droits que vous confère la loi de votre État, nous étendons à tous les droits d'accès, de correction et de suppression ci-dessus. Nous ne vendons ni ne partageons de renseignements personnels au sens de ces lois, il n'y a donc rien à refuser.
• UE / Royaume-Uni : si le RGPD ou le RGPD britannique s'applique à vous, vous disposez en outre des droits d'opposition, de limitation du traitement, de portabilité des données et de plainte auprès de votre autorité de contrôle.

10. Les enfants

Le portail est un outil d'affaires destiné aux personnes de 18 ans et plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'enfants, et nous les supprimons si nous apprenons que c'est arrivé.

11. Les témoins (cookies)

Le portail n'installe que des témoins strictement nécessaires pour vous connecter, conserver votre panier et afficher votre devise. La seule exception facultative est le pixel Meta, fondé sur le consentement, de la page publique de candidature. La liste complète, et le commutateur pour modifier votre choix, se trouve dans notre Politique relative aux témoins.

12. Modifications de la politique

Si nous changeons notre façon de traiter les renseignements — par exemple si nous ajoutions un jour un outil d'analyse — nous mettrons la politique à jour, changerons la date en tête et signalerons les changements importants aux partenaires actifs par courriel ou dans le portail avant leur entrée en vigueur.

13. Nous joindre

TagsForHope® Inc. — À l'attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
55 Dennis Rd. Unit 4
St. Thomas (Ontario) Canada N5P 0B6
[email protected]